Компания Ontrack рекомендует пересматривать процедуру менеджмента данных в середине года

Компания Ontrack рекомендует пересматривать процедуру менеджмента данных в середине года.

Каждый год миллионы людей обещают себе с нового года начать управлять своей информацией, от памятных семейных фото до важных официальных документов, по-новому. Однако лишь немногие в середине года отслеживают, насколько хорошо это получается. В то же самое время, по статистике компании Ontrack, ведущего производителя продукции для восстановления данных и юридического программного обеспечения, почти 90% потерь данных происходит в результате человеческой ошибки, сбоя программного обеспечения или механических поломок.

Чтобы помочь бизнесам справиться с этой проблему, компания Ontrack создала памятку-барометр на середину года, которая позволит менеджерам вдохнуть новую жизнь в давно забытые проекты. Памятка содержит следующие шесть пунктов:

Компания должна сохранять только ту информацию, которая непосредственно связана с данным бизнесом. Уменьшайте количество мест, где хранится ваша информация. Компании должны ограничивать количество электронных накопителей информации и бумажной документации, если в них нет принципиальной необходимости. Пересматривайте процесс минимизации хранимой информации в конце каждого года, используя для этого внутренний аудит и специалистов со стороны.

Регулярно проверяйте беспроводные линии связи, чтобы убедиться в отсутствии неавторизованных подключений и, что авторизованные соединения надёжно защищены.

Для повышения безопасности рекомендуется кодировать резервную информацию чтобы, в случае утери носителя, ваша информация была бы недоступна для неавторизованного доступа. Кроме вышеизложенного, дополнительные меры могут быть приняты для защиты резервных копий файлов и других данных в процессе их перемещения. Внедрение чрезвычайных мер безопасности внутри организации подразумевает, что при перемещении или хранении данных вне офиса соблюдается такая же степень защиты и такие же высокие рабочие стандарты, как и в самой организации. В некоторых случаях использование корпоративных средств безопасности, внутренних аудиторов или независимых экспертов могут быть полезными для оценки качества физической защиты данных компании и рабочих стандартов безопасности.

4. Расположение, расположение и ещё раз расположение.

Помните, где хранятся важные клиентские данные. Каждая компания должна сделать для себя карту потока данных, которая позволит менеджерам отслеживать информацию и даст представление о том, кто имеет доступ к этой информации. Цель этого – в создании «тропы», по которой будет проходить путь ваших данных, вместо того, чтобы путешествовать случайным образом по электронным закоулкам компании, где к ней могут получить доступ или случайно наткнуться сотрудник-авантюрист, подрядчик, временный работник компании или хакер.

Обязательно собирайте доказательства, когда чувствуете, что появилась потенциальная опасность для бизнеса. Недостаток улик, собранных в соответствии с юридическими нормами, может привести к невозможности уголовного преследования или возмещения убытков. Бизнес-план каждой компании должен содержать возможность судебной экспертизы внутри самой компании или немедленный вызов эксперта со стороны.

Как показали недавние исследования потери данных, проведённых компанией Ontrack в мировом масштабе, 20% опрошенных впадают в панику, когда они узнают о потере данных. Налаженное партнёрство с компанией, занимающейся восстановлением данных поможет снизить уровень стресса в подобной ситуации.